Manual de ampALDÍA.

Pulsa «Empezar gratis» y rellena el registro: nombre del AMPA o AFA y tus datos de acceso.

Al terminar entras directamente en el panel de administración con el plan gratuito (hasta 40 familias).

Tu usuario es el administrador del AMPA: puede verlo y gestionarlo todo.

En el menú lateral encuentras todas las secciones, agrupadas en Tesorería, Contabilidad y Organización. Pulsa el título de un grupo para desplegarlo o plegarlo; el grupo de la página en la que estás se abre solo.

Arriba del menú, el desplegable con el nombre de tu AMPA (y su logo) da acceso a la configuración, el correo, el plan, la seguridad, el registro de auditoría y la descarga de tus datos.

El Resumen es la portada del panel con las cifras clave del AMPA.

En el móvil, el menú se abre con el botón «Menú» de la barra inferior.

Ve a Configuración y completa nombre, CIF, dirección y contacto.

Si vas a cobrar por domiciliación, rellena también los datos SEPA: IBAN de la cuenta del AMPA, identificador de acreedor y nombre del acreedor.

Estos datos aparecen en los ficheros de remesa, así que revísalos antes de generar la primera.

Si empiezas a editar y sales sin guardar, la aplicación te avisa de que hay cambios sin guardar.

AMPA Inicio (gratis): hasta 40 familias, fichas de familias y alumnos, cuotas y recibos, y 1 usuario gestor.

AMPA Pro: hasta 300 familias y 5 gestores, con cursos y clases, extraescolares con plazas y lista de espera, portal de familias, avisos al móvil y remesas SEPA.

AMPA Gestión Total: familias y gestores ilimitados y todo lo de AMPA Pro, además de contabilidad, Hacienda, subvenciones y soporte prioritario.

Puedes consultar tu plan en Plan, dentro del menú del AMPA.

En Configuración → Logo y app del móvil sube el logo de tu AMPA (PNG, JPG, WEBP o SVG, hasta 2 MB). Verás una vista previa al elegirlo; se aplica al pulsar «Guardar cambios».

El logo se muestra en el menú, en los documentos imprimibles y, sobre todo, como icono de la app que instalan tus socios en el móvil. Si no subes logo, se usa el de ampALDÍA.

Debajo puedes poner el nombre corto que aparece bajo el icono (unas 12–15 letras). Si lo dejas en blanco, se calcula solo a partir del nombre del AMPA (por ejemplo, «AMPA CEIP La Cruz» → «AMPA La Cruz»).

En ampALDÍA el panel habla el idioma de un AMPA: Familias, Cursos y clases, Extraescolares y Banco de libros y material. Además tienes el apartado Alumnos.

Cada familia es la persona asociada (la que paga la cuota y recibe los recibos); sus hijos se registran como alumnos dentro de la ficha de la familia.

Ve a Configuración → Datos del AMPA: en el bloque «Configuración del AMPA / AFA» indicas el colegio o instituto, su titularidad y código, el curso escolar, las etapas del centro (Infantil, Primaria, ESO, Bachillerato, FP), las líneas por curso, la cuota de socio por familia, el descuento por hermanos y el representante en el Consejo Escolar.

Marcando las casillas «Al guardar, preparar automáticamente», la aplicación crea los cursos y clases y la cuota de socio del curso sin que tengas que hacerlo a mano.

En el Resumen, un AMPA ve su propio panel del curso escolar: familias (socias, no socias y altas pendientes), alumnos por etapa, cuotas del curso (emitido, cobrado, pendiente y devuelto), extraescolares (abiertas, inscritos, lista de espera y autorizaciones pendientes) y el próximo modelo de Hacienda.

Arriba aparece el recuadro «Requiere tu atención» con lo urgente: recibos devueltos, pagos avisados por las familias que debes confirmar, autorizaciones sin firmar, altas pendientes y modelos fiscales que vencen pronto. Cada línea te lleva a la pantalla donde se resuelve.

En Familias pulsa «Nueva familia».

Rellena nombre, apellidos y los datos de contacto que tengas. Para domiciliar sus cuotas añade el IBAN.

El estado puede ser Activo, Pendiente o Baja. Solo las familias activas reciben recibos masivos y comunicaciones.

Al abrir una familia ves y editas todos sus datos y sus recibos.

Desde la ficha puedes emitirle un recibo individual, darle acceso al portal o eliminarlo.

Eliminar es definitivo: si solo deja el AMPA, cámbialo a Baja para conservar su historial.

La búsqueda de familias funciona sin tildes ni mayúsculas.

Combina el texto con el filtro de grupo y el de estado. La URL se actualiza, así que puedes guardar o compartir una búsqueda.

En Familias → Importar sube un archivo CSV. Desde Excel: «Guardar como → CSV».

Revisa que la primera fila contenga los encabezados y que no haya filas vacías.

Tras importar, repasa el listado: es el momento de corregir duplicados o IBAN incompletos.

El botón de exportación descarga las familias en CSV (UTF-8, separador «;»), respetando los filtros de grupo y estado que tengas aplicados.

Se abre bien en Excel.

En Grupos crea los cursos y clases de tu centro y asígnales alumnos.

Los grupos sirven para emitir cuotas solo a quien corresponde.

Desde la ficha de la familia tienes dos formas de crear su acceso al portal.

Enviar acceso por correo (recomendado): se crea el usuario con una contraseña temporal y se la enviamos a la familia por email, con su usuario y un botón «Entrar en mi portal». Si el correo del sistema no está disponible, la contraseña se muestra en pantalla para que se la entregues tú.

Crear el acceso a mano: eliges tú el correo y la contraseña (mínimo 8 caracteres).

La familia entra en el portal y solo ve sus propios datos; luego puede cambiar la contraseña en «Mi cuenta». Ver la sección 6.

En Cursos y clases, abre «Crear los cursos y clases del centro de una vez». Marca las etapas (Infantil, Primaria, ESO, Bachillerato) y cuántas líneas tiene cada curso (A, B, C…).

Se crean, por ejemplo, «3.º Primaria A» y «3.º Primaria B». Si ya tenías alguna, no se duplica.

Abre la ficha de una familia y, en la tarjeta Alumnos, añade a sus hijos con su nombre, curso y clase y fecha de nacimiento. Una familia puede tener varios.

En el menú Alumnos ves el listado completo, lo filtras por clase o por nombre y puedes cambiar la clase de un alumno. Sirve para las inscripciones en extraescolares.

En un AMPA, la familia es la unidad (la que paga la cuota), y dentro de ella están los tutores: padre, madre u otros adultos. Añádelos en la tarjeta Tutores de la ficha, con su nombre, correo, teléfono y relación.

Marca quién es el contacto principal y quién es el pagador de los recibos (solo uno de cada por familia; el primer tutor lo es por defecto). También puedes indicar que un tutor no reciba avisos.

Cada tutor puede tener su propio acceso al portal: pulsa «Dar acceso al portal» y recibirá un correo con su usuario y una contraseña temporal. Así la madre y el padre entran cada uno con su correo y ven lo mismo de la familia.

Si la familia ya tenía datos en la ficha, usa «Añadir los datos de la ficha como tutor principal» para no escribirlos otra vez.

En Cuotas define el concepto, el importe y la periodicidad (mensual, trimestral o anual).

Puedes tener varias cuotas distintas, por ejemplo según categoría.

Desde la cuota, elige el periodo y a quién aplicarla: todos los activos o un grupo concreto.

ampALDÍA evita duplicados: no emite dos veces el recibo de la misma cuota y periodo para una familia.

Los recibos nacen en estado Pendiente.

Desde la ficha de la familia puedes emitirle un recibo suelto, opcionalmente a partir de una cuota existente.

Útil para cuotas de entrada, inscripciones o regularizaciones.

Pendiente: emitido y sin cobrar. En remesa: incluido en una remesa SEPA. Pagado: cobrado. Devuelto: el banco lo ha rechazado.

Puedes cambiar el estado de un recibo directamente en el listado, por ejemplo al cobrar en mano o por transferencia.

En Remesas genera una remesa con los recibos pendientes que tengan IBAN. Esos recibos pasan a En remesa.

Abre la remesa y descarga el fichero XML (pain.008).

Súbelo a la banca electrónica de tu banco. En ese momento marca la remesa como Enviada.

Cuando el banco realice el cargo, márcala como Cobrada: los recibos pasan a Pagado.

Enviada no es lo mismo que cobrada: ampALDÍA no cobra por sí sola, el cargo lo hace tu banco.

Si eliminas una remesa, sus recibos vuelven a Pendiente.

En Devoluciones elige el recibo domiciliado devuelto, indica el código de motivo que te da el banco (por ejemplo AM04 o MS03) y los gastos, si los hay.

El recibo pasa a estado Devuelto y queda localizable para reclamarlo.

En Recibos marca con las casillas los recibos que quieras eliminar (la casilla de la cabecera marca todos) y pulsa «Eliminar seleccionados».

Se saltan, sin dar error, los recibos que ya están en una remesa y los de un ejercicio cerrado. Eliminar es definitivo.

En Cuotas, si todavía no tienes ninguna, verás «Cuota de socio del curso»: indica el importe por familia (por ejemplo, 25 €) y se crea la cuota anual del curso escolar.

Después emítela a todas las familias desde Recibos y cóbrala por remesa SEPA.

La Contabilidad se organiza en pestañas: Apuntes, Bancos/Caja, Inversiones, Resultado, Balance de situación, Libros y listados, Presupuesto, Memoria, Exenta / No exenta y Cierre y apertura.

En Apuntes registras ingresos y gastos y ves el resultado del ejercicio por cuenta contable. En Bancos/Caja llevas el saldo de cada cuenta. Las cuotas, facturas y donativos se contabilizan solos desde sus módulos: no los metas aquí a mano.

Cada pestaña puede imprimirse, exportarse a Excel/CSV e importarse desde un fichero.

Crea facturas con base imponible e IVA y sigue su estado: Emitida, Cobrada o Anulada.

Registra los donativos recibidos, con su ejercicio y el NIF del donante.

Desde el listado puedes importar, exportar e imprimir los certificados de donativos. El certificado en PDF lo entregas tú al donante.

Da de alta artículos con su precio y existencias y registra las ventas: el stock se descuenta solo.

Lleva el material del AMPA con cantidad y estado (Bueno, Regular, Malo o Prestado).

En Contabilidad → Apuntes hay dos botones: «Apunte de ingresos» y «Apunte de gastos». El desplegable de cuentas solo muestra las del grupo 7 (ingresos) o las del grupo 6 (gastos), según el botón que pulses.

Puedes registrar el apunte como ingreso/gasto normal (eliges la cuenta contable) o como cobro/pago a un cliente o proveedor: en ese caso salda su cuenta y aparece en su ficha, sin contar otra vez en el resultado.

Si el AMPA realiza actividades con IVA, puedes desglosar el IVA en el propio apunte.

En Contabilidad → Inversiones das de alta los bienes duraderos del AMPA (mobiliario, material, equipos informáticos…) con su valor de compra, fecha y % de amortización anual. Si un bien ya venía amortizado, indica la amortización acumulada.

Cada año pulsa «Registrar amortización»: se anota el gasto del año (cuenta 681) y baja el valor del bien. Solo se puede una vez por ejercicio y no se amortiza más de lo que queda. La amortización no mueve dinero: no resta de bancos ni de caja.

El valor neto (compra − amortización) aparece como «Bienes de inversión» en el Balance de situación.

La pantalla Proveedores y clientes tiene tres vistas: Todos, Proveedores (incluye profesionales y arrendadores) y Clientes.

En la ficha de cada uno registras sus facturas (se contabilizan por devengo) y sus pagos o cobros para ver el saldo pendiente.

En Hacienda indicas en «Configuración fiscal» qué te afecta (retenciones, alquileres, IVA, operaciones con terceros, Impuesto sobre Sociedades) y la app genera el calendario de obligaciones del ejercicio con sus fechas límite.

Para cada modelo tienes un borrador con los datos de la app, una guía en lenguaje sencillo y, en los modelos informativos (190, 180 y 347), el fichero oficial para presentarlo en la sede de la AEAT.

Puedes presentar tú mismo con tu certificado digital o delegar la presentación en una asesoría colaboradora desde la propia obligación.

En Subvenciones → Buscar convocatorias la aplicación consulta la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS) y te muestra las ayudas abiertas ahora para AMPAs y AFAs: organismo, plazo, dotación y enlaces a la convocatoria y a sus bases.

Por defecto filtra por tu ámbito (tu municipio, tu comunidad autónoma y las estatales). Con «Toda España» ves también las de otros territorios. Si no aparece ninguna, no hay ahora convocatorias abiertas para ti: vuelve a mirar en unos días.

Con «Crear expediente» se abre un expediente con los datos de la convocatoria ya rellenados. Confirma siempre las bases y el plazo en la convocatoria oficial.

Cada subvención es un expediente: organismo, convocatoria, nº BDNS, importes solicitado y concedido, presupuesto, % máximo subvencionable, fechas (solicitud, resolución, plazo de justificación, periodo de ejecución) y estado (borrador, solicitada, concedida, en justificación, justificada…).

Los gastos se imputan de dos formas: eligiendo una factura de proveedores ya registrada (se copian proveedor, NIF, base, IVA y total, y se toma su pago) o a mano. Puedes imputar solo una parte de una factura. Marca cada gasto como pagado y anota la referencia del justificante bancario.

Las alertas te avisan de: plazo de justificación próximo o vencido, facturas sin justificante, gastos sin pagar, gastos fuera del periodo de ejecución, importes imputados que no caben y memoria sin redactar.

Desde el expediente, «Generar justificación» prepara en una sola página, lista para imprimir o guardar en PDF: los datos de la subvención, la relación clasificada de gastos por partidas (con proveedor, NIF, factura, base, IVA, total, imputado y pago), la memoria económica con el resumen de desviaciones, la memoria de actuaciones y la documentación pendiente.

Redacta la memoria de actuaciones en el propio expediente. Revisa el documento y ajústalo a lo que pidan las bases de la convocatoria antes de presentarlo.

En Actividades planifica fiestas, asambleas y reuniones con su fecha y lugar.

En Comunicaciones redacta un mensaje y envíalo a las familias activas que tengan correo.

Requiere tener configurado el correo (5.3). Revisa el texto antes de enviar: no se puede deshacer.

En Correo introduce los datos SMTP de la cuenta desde la que quieres enviar (servidor, puerto, usuario y contraseña).

La contraseña se guarda cifrada.

Si no configuras el correo, los avisos siguen apareciendo dentro de la aplicación pero no se envían por email.

Guarda las actas de junta y asamblea con su fecha y contenido, siempre a mano para consultarlas.

Crea una votación con sus opciones. Queda en Borrador hasta que la abras.

Al abrirla, cada familia con acceso al portal puede votar una vez.

Ciérrala para fijar el resultado y consúltalo en el detalle.

En Extraescolares crea cada actividad con su tipo (extraescolar, taller, excursión…), plazas, horario, cuota (mensual, trimestral o única) y la empresa o monitor.

Pulsa el nombre de la actividad para abrir su ficha. Allí inscribes alumnos: si no quedan plazas, entran en lista de espera y, cuando alguien se da de baja, pasa automáticamente el primero de la lista.

Marca como «Firmada» la autorización de cada familia; la ficha te avisa de cuántos inscritos aún no la tienen.

En la ficha de la actividad, en «Cobro a las familias», escribe el periodo (por ejemplo, «Octubre 2026») y pulsa «Emitir recibos a los inscritos».

Se crea un recibo por alumno inscrito, a nombre de su familia y con la cuota de la actividad. Los alumnos en lista de espera no pagan. Si repites el periodo, no se duplican los recibos.

Luego los cobras por remesa SEPA desde Recibos.

Las familias pueden inscribir a sus hijos en las extraescolares desde su portal (ver 6.7). Si no quedan plazas, entran solas en la lista de espera; si una familia se da de baja, pasa automáticamente el primero de la lista.

Al inscribir desde el portal, la familia firma la autorización en el momento (queda guardada con la fecha y el nombre). Si eres tú quien inscribe desde la ficha de la actividad, la autorización queda «Pendiente» y la familia la firma en su portal.

En la ficha de la actividad puedes cerrar las inscripciones, poner una fecha límite de baja online y un texto de autorización propio.

En la ficha de una extraescolar, la tarjeta «Empresa o monitor» te deja dar acceso a la empresa o persona que la imparte: escribe su nombre y correo y recibirá un mensaje con su usuario y una contraseña temporal.

Ese acceso es solo de lectura de su actividad: ve el listado de alumnos inscritos (nombre, curso, grupo y si tiene la autorización firmada) y pasa asistencia cada día. No puede ver familias, recibos, contabilidad ni ninguna otra actividad. Puede cambiar su contraseña en «Mi cuenta».

Si la empresa imparte varias actividades, asígnale cada una con el mismo correo. Con «Quitar» le retiras el acceso a una actividad.

El monitor pasa lista desde su móvil marcando quién ha venido. En Asistencia (botón de la ficha de la actividad) ves un cuadro con los últimos días y el porcentaje de asistencia de cada alumno.

Si la actividad tiene varios grupos u horarios (campo «Grupos u horarios», separados por comas), puedes cambiar el grupo de cada alumno en la tabla de inscritos; las familias también eligen grupo al inscribirse.

Con «Comunicar a los inscritos» envías un correo a las familias de los alumnos inscritos (una vez por dirección), y con «Exportar inscritos» descargas el listado en Excel/CSV.

En Editar actividad puedes poner una cuota para no socios distinta de la de socios: al emitir los recibos se aplica según la familia sea socia o no.

El descuento por hermanos se configura en Configuración del AMPA: a partir del 2.º hijo de la misma familia inscrito en la actividad se aplica ese porcentaje, y el recibo lo indica en su concepto.

Marcando «Emitir los recibos cada mes automáticamente», la aplicación crea los recibos de las actividades mensuales el día 1 de cada mes de curso (septiembre a junio), sin duplicar los ya existentes. También puedes fijar una fecha límite de baja online y cerrar las inscripciones.

En Comunicación → Avisos a familias escribes un título y un mensaje y eliges a quién va: todas las familias, las de un curso o las inscritas en una actividad.

Cada familia lo ve en su portal (Avisos), recibe una notificación en el móvil si la activó y, si marcas la casilla, también un correo. Queda un histórico de lo enviado.

En Comunicación → Mensajes ves las conversaciones que abren las familias desde su portal. Las que tienen mensajes sin leer aparecen primero.

Abre una familia para leer y responder. Ella recibe un aviso en el móvil y en su portal. Todos los gestores de la junta ven el mismo hilo.

En Comunicación → Web pública y altas activas la web de tu AMPA, eliges su dirección (por ejemplo /a/ampa-mi-colegio), escribes la presentación y publicas noticias. La web muestra además las actividades con inscripción abierta.

Con el alta online abierta, una familia nueva rellena sus datos y los de sus hijos (con aceptación RGPD) y la solicitud llega a tu panel como pendiente. Pulsa Aprobar y enviar acceso: la familia pasa a socia, se le emite la cuota del curso y recibe su acceso al portal por correo.

Si tu AMPA forma parte de una federación o confederación que usa ampALDÍA, entra en Comunicación → Federación e introduce el código de adhesión que te facilite (solo el administrador puede hacerlo).

Recibirás sus circulares y recursos de formación en esa misma página y un aviso en el móvil de la junta. La federación solo ve cifras agregadas (nº de AMPAs, familias, alumnos y cuotas cobradas), nunca datos de familias ni de menores. Puedes darte de baja cuando quieras.

La familia inicia sesión con el acceso que le creó el AMPA (le llega por correo con un botón «Entrar en mi portal»). Solo ve su información.

Puede instalar el portal en el móvil como una app: ver «Instalar la app en el móvil».

Consulta sus datos personales y el estado de sus recibos: pagados, pendientes o devueltos.

En Votaciones aparecen las abiertas. Cada familia emite un único voto.

Un indicador muestra los avisos sin leer. Al abrir la pantalla de avisos se marcan como leídos.

Si el AMPA tiene el correo configurado, también le llegan por email.

El enlace del correo de acceso abre el portal de tu AMPA. Ábrelo en Chrome (no en el visor de Gmail) y elige «Instalar app» o «Añadir a la pantalla de inicio».

La app se instala con el logo y el nombre de tu AMPA. En iPhone, usa Safari → Compartir → «Añadir a pantalla de inicio».

Si ya habías instalado una versión antigua y el icono no cambia, desinstálala y vuelve a instalarla.

En el portal, entra en Mi cuenta. Escribe tu contraseña actual y la nueva dos veces (mínimo 8 caracteres).

Es lo recomendable la primera vez, si entraste con la contraseña temporal que te envió el AMPA.

Las familias ven un portal pensado para ellas. En el inicio: sus hijos con su curso, su estado de socio y la cuota del curso, los pagos (con botón «Pagar» en lo pendiente), sus actividades, las autorizaciones por firmar y los últimos avisos.

Desde ahí pueden añadir o corregir a sus hijos, inscribirse en extraescolares (aceptando la autorización), darse de baja mientras no pase la fecha límite, firmar autorizaciones y ver todos sus recibos.

En móvil tienen una barra inferior con Inicio, Actividades, Recibos, Avisos y Cuenta.

En «Recibos», cada recibo pendiente tiene el botón «Pagar ahora». La familia ve el IBAN del AMPA, la referencia que debe poner en el concepto y puede avisar de que ya ha pagado por transferencia o que pagará en efectivo.

Cuando avisa, el recibo muestra «Pago avisado» y a la junta le aparece en el aviso del Resumen y en la lista de Recibos. La junta confirma el cobro cambiando el recibo a «Pagado».

Los pagos con tarjeta y Bizum están preparados en la arquitectura de la aplicación y se activarán cuando se conecte una pasarela de pago. Si la cuota se cobra por domiciliación SEPA, la familia no tiene que hacer nada.

Desde el portal, la familia puede escribir a la junta (Mensajes) y consultar sus avisos. En el Inicio o en Mensajes puede pulsar Activar avisos para recibir notificaciones en el móvil.

En iPhone o iPad, primero hay que añadir la app a la pantalla de inicio y abrirla desde ahí.

En la pantalla de acceso usa la opción de recuperar contraseña y sigue el enlace que recibirás por correo.

Administrador y gestor acceden al panel. Familia accede solo al portal.

Cada AMPA solo puede ver sus propios datos.

El AMPA es la responsable de los datos de sus familias y ampALDÍA actúa como encargado del tratamiento. Consulta el aviso legal, la política de privacidad y la política de cookies.

Puedes importar y exportar tus listados en cualquier momento.

¿Puedo deshacer una remesa? Elimínala y sus recibos vuelven a Pendiente. Hazlo solo si no se ha enviado al banco.

¿Una familia pagó en mano? Cambia su recibo a Pagado en el listado.

¿Por qué no recibe el correo? Revisa que la familia tenga correo y que el AMPA tenga el SMTP configurado.

¿Dónde pido ayuda? Escribe a info@grupoaldia.com.

En el menú del AMPA, Seguridad te permite activar la verificación en dos pasos (2FA): además de la contraseña, al entrar se pide un código de 6 dígitos que genera una app autenticadora en tu móvil. Sigue los pasos de la pantalla y guarda los códigos de recuperación en un lugar seguro por si pierdes el móvil.

Se recomienda que activen el 2FA todas las personas de la junta con acceso a datos bancarios o de menores.

El Registro de auditoría (en el mismo menú) deja constancia de las acciones sensibles: fecha y hora, usuario, acción, detalle e IP. Sirve para saber quién hizo qué y para revisar cualquier cambio.

Más información sobre cómo protegemos los datos en la página pública de Seguridad y protección de datos.